Edwin C. Bliss : La gestion du temps à l'americaine

Publié à 03:23 par Herbert George Wells

Edwin C. Bliss a longtemps fréquenté les sénateurs américains soumis à des sollicitations diverses et variées : commissions, votes, discours, dossiers, interventions, enquêtes, informations. Devenu spécialiste de l’organisation du travail, il s’est intéressé à l’emploi du temps du personnel de direction ; il communique ses recommandations en publiant des ouvrages et en animant des conférences.

La recette de Edwin C. Bliss en dix conseils :

1. Faire un plan quotidien de son travail : à chaque jour suffit sa peine. Dès le matin, il faut privilégier les 2 ou 3 points que l’on souhaite traiter dans la journée, sans oublier les projets à long terme. Il ne faut pas se laisser absorber par les affaires courantes qui arrivent en ordre dispersé...
2. Concentrer ses efforts : un seul problème à la fois. Ce qui compte c’est la quantité ininterrompue de travail que l’on consacre à une affaire. Un problème se résout d’autant plus facilement qu’on l’analyse à fond, en une seule fois.
3. Savoir s’arrêter : la petite pause horaire. L’énergie s’amenuise au fur et à mesure d’un effort prolongé. Pour entretenir son enthousiasme, il faut s’accorder des courtes pauses de détente : se lever, faire quelques pas dans son bureau.
4. Eviter le désordre : chaque chose à sa place. Il faut ranger ses papiers en 4 piles : à régler immédiatement ; peut attendre ; en souffrance ; documentation. Il convient de trier fréquemment ses papiers et de mettre son bureau en ordre tous les soirs.
5. Résister au perfectionnisme : le mieux est l’ennemi du bien. La recherche de la qualité ne se confond pas avec la perfection qui soigne les détails au détriment de l’efficacité sur l’essentiel. Attention à ceux qui modifient un courrier à cause d’une faute de frappe ou d’une mise en page inesthétique.
6. Savoir dire non avec tact mais fermeté : à la queue comme tout le monde. Le refus courtois, mais systématique, d’accepter la charge des travaux supplémentaires à l’improviste, découragera définitivement les solliciteurs. Ce comportement permet de consacrer son temps aux travaux planifiés, sans se disperser dans des tâches impromptues.
7. Ne pas remettre à plus tard : ne pas reporter au lendemain ce que l’on doit faire le jour même. Il faut commencer sa journée par ce qui ennuie le plus avant d’attaquer les travaux routiniers, jugés moins délicats.
8. Supprimer toute activité parasite : quand on travaille, on travaille. Il faut écarter sans remords, pendant son temps de travail, toutes les activités qui ne procurent ni satisfaction, ni profit, ni fierté; il faut éliminer impitoyablement les activités personnelles, les lectures, les relations amicales.
9. Savoir déléguer les tâches : faire faire au lieu de faire. Pour libérer du temps, il faut confier à ses subordonnés des tâches subalternes dont on garde le contrôle.
10. Ne pas tout subordonner au travail : quand on s’amuse, on s’amuse. En revanche, en dehors des heures de service, il ne faut pas se laisser dévorer par ses activités professionnelles ; il faut entretenir d’autres centres d’intérêt : la famille, les amis, les distractions. Le passé est révolu. L’avenir est une notion intellectuelle. Chaque journée en cours est unique ; il faut l’exploiter au maximum.
    

Peut-on et doit-on suivre de tels conseils dans une entreprise française ?

1. Les priorités de nos travaux sont fixées par les interventions hiérarchiques. Le comportement, préconisé par E.C. Bliss, entraînerait, dans nos pays latins, de graves difficultés pour celui qui s’aventurerait à les mettre en application. Les priorités ne sont pas décidées par les exécutants eux-mêmes mais imposées. Les priorités entrent dans les bureaux sans frapper et convoquent par téléphone, sans aucun égard pour le plan de travail du jour. Je ne vous conseille pas de vous enfermer dans votre plan de travail, en refusant de prendre, immédiatement, en charge la dernière directive tombée par la voie (ou la voix) hiérarchique.
2. Le travail est-il un atelier pour robots ou une structure d’épanouissement pour les individus ? Certains pensent qu’on aura plus vite fait de mécaniser l’homme que d’humaniser les machines. E.C. Bliss nous conduit sur ce chemin. Faut-il renoncer à se faire plaisir pendant son travail, à distraire quelques heures pour résoudre un problème spéculatif, à s’entêter à vaincre, tout seul, une difficulté déjà maîtrisée par les autres, à essayer de transformer ses collègues en amis ?
3. Quelle est la finalité de l’efficacité ? Vous avez tous les ingrédients de la recette de la productivité maximale. Pendant que vous appliquerez ces conseils à la lettre, vous ferez vite et bien votre travail, sans perdre inutilement votre temps à vous interroger pour quoi et pour qui.
   

Publié dans Recettes

Comment gagner 1 heure par jour

Publié à 04:23 par Herbert George Wells

10 idées pour gagner 1 heure par jour

Vous manquez de temps pour boucler tout ce que vous avez à faire dans votre journée ? Voici 10 conseils simples pour vous aider à gagner un temps précieux.

Qui n'a pas rêvé de disposer d'une heure supplémentaire au quotidien pour arriver à tout faire ? Une heure pour terminer une tâche urgente, avancer sur des projets importants et au final, rentrer chez soi plus tôt et plus détendu. S'il est impossible d'arrêter le temps, il est en revanche possible d'éviter d'en perdre. Une bonne planification de sa journée de travail, des efforts d'organisation avec ses collègues et quelques astuces permettront de grappiller ces minutes précieuses qui font tellement défaut en fin de journée.

Mieux s'organiser

1. Arriver plus tôt au bureau pour travailler au calme

Décaler légèrement ses horaires de travail pour arriver au bureau avant la plupart des collaborateurs permet d'avancer ses dossiers au calme, sans craindre d'être dérangé. Des horaires matinaux sont aussi l'assurance de ne pas recevoir de coups de fils intempestifs de clients ou de partenaires.

2. Bien ranger votre bureau ou au minimum organiser des "zones thématiques"

Un bureau en ordre et rangé avec logique aide à structurer sa pensée et donc à faire avancer plus vite ses dossiers. C'est aussi le plus sûr moyen pour retrouver tel rapport ou telle fiche de synthèse rapidement. Et quand les minutes perdues à fouiller sa pile de papiers s'envolent, c'est autant de gagné à la fin de la journée mais également en sérénité.

3. Planifier votre quotidien en commençant par les tâches prioritaires

La plupart des ordinateurs sont équipés d'un calendrier permettant de réguler sa journée par tâches, avec des systèmes d'alerte. Vous pouvez également opter pour le PDA, qui permet de continuer à suivre précisément son planning même en situation de mobilité. A défaut, un agenda papier fera aussi l'affaire. L'important est de se poser quelques minutes pour réfléchir aux tâches à effectuer (on peut s'organiser au choix pour le lendemain ou pour plusieurs jours à venir). Cela permet d'apprécier la masse de travail mais aussi d'identifier les tâches prioritaires par rapport aux missions secondaires. Il est conseillé de traiter en début de journée les dossiers les plus urgents et ceux qui nécessitent une forte concentration.

4. Prévoir les imprévus

Définir un emploi du temps détaillé c'est bien, pouvoir légèrement le bousculer, c'est mieux ! Il serait illusoire de penser que, malgré tous vos efforts, la journée de travail va se dérouler précisément comme vous l'avez prévu. Il y aura forcément une urgence à traiter, un collègue avec lequel faire impérativement le point sur l'avancement d'un projet. C'est pourquoi il faut savoir se dégager une certaine marge dans la journée. Une heure de battement qui permettra de caser ça et là les aléas du quotidien. Ensuite, à vous de juger si ces urgences peuvent s'insérer à tout moment de la journée ou si vous leur dédier une plage horaire bien précise. Et si, par miracle, aucun imprévu ne pointe son nez, ce sera pour vous l'opportunité de vous avancer dans votre travail... ou de quitter le bureau un peu plus tôt.

Bien gérer le flux d'information

5. Organiser sa boîte mail

Pour que votre messagerie électronique ne soit plus un vaste foutoir dans lequel vous perdez de précieuses minutes à rechercher d'anciennes correspondances, prenez un peu de temps pour l'organiser. La meilleure solution est souvent de créer des répertoires thématiques et des dossiers selon les urgences. Vous pourrez ainsi classer la plupart de vos mails et mieux suivre les priorités. Autre astuce : créer des règles pour classer automatiquement certains messages ou leur donner une couleur bien précise. Afficher en rouge les messages de son supérieur et ranger directement les newsletters reçues dans un répertoire spécial permettent de gagner un temps précieux.

6. Ouvrir sa boîte e-mail deux à trois fois par jour seulement

Il est tentant de répondre dans la minute aux mails reçus. D'autant que les systèmes d'alerte visuelle ou sonore permettent de rester aux aguets. Cette tendance, conséquence de l'image d'instantanéité que véhicule le mail, se révèle toutefois extrêmement chronophage. La solution est de ne pas hésiter à garder fermée sa boîte mail pour ne plus l'ouvrir qu'à heure fixe, deux ou trois fois dans la journée. Une astuce efficace qui vous permettra de reprendre en main votre emploi du temps et maintenir votre niveau de concentration.

Mieux travailler avec ses collaborateurs

7. Formaliser les échanges avec ses collaborateurs

Chaque jour, les sollicitations de vos collaborateurs vous font perdre de précieuses minutes ? Pour limiter les perturbations, instaurez avec eux des méthodes de communication. Indiquez-leur que vous préférez être contacté par mail (plus facile à gérer dans le temps) plutôt que par téléphone (qui interrompt une tâche). De même, vous pouvez convenir avec eux d'un code quand vous ne souhaitez vraiment pas être dérangé : une porte fermée ou un post-it sur votre écran d'ordinateur si vous êtes en open space. Cela peut aussi être une plage horaire (interdiction de vous importuner entre 10h et 12h, par exemple).

8. Se fixer un délai pour les réunions et s'y tenir

Si vous prévoyez que la réunion que vous souhaitez organiser peut se dérouler en 1 heure, à vous de faire respecter cette durée. Pour cela, il est conseillé de préparer un ordre du jour qui sera préalablement envoyé aux personnes invitées à la réunion. Pour éviter de multiplier le nombre de retardataires, il est également conseillé de mettre en place un système d'alerte pour prévenir les participants 10 minutes avant le début de la réunion. Outre le fait que vous aurez réservé une salle pour la réunion, afin de ne pas perdre de temps à en chercher une de libre, vous veillerez à bien minuter chaque thématique abordée et à limiter si besoin est les interventions pour vous tenir scrupuleusement à la feuille de route prévue initialement.

Déjouer les pièges en situation de mobilité

9. Fixer ses rendez-vous extérieurs en début ou fin de journée

Se déplacer pour un rendez-vous en cours de journée est immanquablement source de perte de temps. La meilleure solution est de programmer des rencontres en début ou en fin de journées pour limiter les allers-retours (vous vous y rendez directement depuis votre domicile le matin et vous ne repassez pas par votre travail le soir). Non seulement vous y gagnez sur les trajets mais ce sera un break de moins dans votre programme de la journée. Si vous le pouvez, évitez également le déjeuner qui peut traîner en longueur, surtout si votre convive arrive en retard.

10. Décaler ses horaires pour la pause déjeuner

Pour éviter de faire la queue au restaurant d'entreprise ou de devoir écumer les restaurants alentours pour trouver de la place, essayez de cibler des horaires de moindre affluence pour aller manger. C'est bien souvent l'histoire de seulement une demi heure de plus ou de moins. Ces 30 minutes vous permettront de déjeuner plus vite mais aussi de manger au calme. Bien entendu, un restaurant à proximité du bureau est fortement recommandé.

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