Edwin C. Bliss : La gestion du temps à l'americaine

Publié à 03:23 par Herbert George Wells

Edwin C. Bliss a longtemps fréquenté les sénateurs américains soumis à des sollicitations diverses et variées : commissions, votes, discours, dossiers, interventions, enquêtes, informations. Devenu spécialiste de l’organisation du travail, il s’est intéressé à l’emploi du temps du personnel de direction ; il communique ses recommandations en publiant des ouvrages et en animant des conférences.

La recette de Edwin C. Bliss en dix conseils :

  1. Faire un plan quotidien de son travail : à chaque jour suffit sa peine. Dès le matin, il faut privilégier les 2 ou 3 points que l’on souhaite traiter dans la journée, sans oublier les projets à long terme. Il ne faut pas se laisser absorber par les affaires courantes qui arrivent en ordre dispersé...
  2. Concentrer ses efforts : un seul problème à la fois. Ce qui compte c’est la quantité ininterrompue de travail que l’on consacre à une affaire. Un problème se résout d’autant plus facilement qu’on l’analyse à fond, en une seule fois.
  3. Savoir s’arrêter : la petite pause horaire. L’énergie s’amenuise au fur et à mesure d’un effort prolongé. Pour entretenir son enthousiasme, il faut s’accorder des courtes pauses de détente : se lever, faire quelques pas dans son bureau.
  4. Eviter le désordre : chaque chose à sa place. Il faut ranger ses papiers en 4 piles : à régler immédiatement ; peut attendre ; en souffrance ; documentation. Il convient de trier fréquemment ses papiers et de mettre son bureau en ordre tous les soirs.
  5. Résister au perfectionnisme : le mieux est l’ennemi du bien. La recherche de la qualité ne se confond pas avec la perfection qui soigne les détails au détriment de l’efficacité sur l’essentiel. Attention à ceux qui modifient un courrier à cause d’une faute de frappe ou d’une mise en page inesthétique.
  6. Savoir dire non avec tact mais fermeté : à la queue comme tout le monde. Le refus courtois, mais systématique, d’accepter la charge des travaux supplémentaires à l’improviste, découragera définitivement les solliciteurs. Ce comportement permet de consacrer son temps aux travaux planifiés, sans se disperser dans des tâches impromptues.
  7. Ne pas remettre à plus tard : ne pas reporter au lendemain ce que l’on doit faire le jour même. Il faut commencer sa journée par ce qui ennuie le plus avant d’attaquer les travaux routiniers, jugés moins délicats.
  8. Supprimer toute activité parasite : quand on travaille, on travaille. Il faut écarter sans remords, pendant son temps de travail, toutes les activités qui ne procurent ni satisfaction, ni profit, ni fierté; il faut éliminer impitoyablement les activités personnelles, les lectures, les relations amicales.
  9. Savoir déléguer les tâches : faire faire au lieu de faire. Pour libérer du temps, il faut confier à ses subordonnés des tâches subalternes dont on garde le contrôle.
  10. Ne pas tout subordonner au travail : quand on s’amuse, on s’amuse. En revanche, en dehors des heures de service, il ne faut pas se laisser dévorer par ses activités professionnelles ; il faut entretenir d’autres centres d’intérêt : la famille, les amis, les distractions. Le passé est révolu. L’avenir est une notion intellectuelle. Chaque journée en cours est unique ; il faut l’exploiter au maximum.

Peut-on et doit-on suivre de tels conseils dans une entreprise française ?

  1. Les priorités de nos travaux sont fixées par les interventions hiérarchiques. Le comportement, préconisé par E.C. Bliss, entraînerait, dans nos pays latins, de graves difficultés pour celui qui s’aventurerait à les mettre en application. Les priorités ne sont pas décidées par les exécutants eux-mêmes mais imposées. Les priorités entrent dans les bureaux sans frapper et convoquent par téléphone, sans aucun égard pour le plan de travail du jour. Je ne vous conseille pas de vous enfermer dans votre plan de travail, en refusant de prendre, immédiatement, en charge la dernière directive tombée par la voie (ou la voix) hiérarchique.
  2. Le travail est-il un atelier pour robots ou une structure d’épanouissement pour les individus ? Certains pensent qu’on aura plus vite fait de mécaniser l’homme que d’humaniser les machines. E.C. Bliss nous conduit sur ce chemin. Faut-il renoncer à se faire plaisir pendant son travail, à distraire quelques heures pour résoudre un problème spéculatif, à s’entêter à vaincre, tout seul, une difficulté déjà maîtrisée par les autres, à essayer de transformer ses collègues en amis ?
  3. Quelle est la finalité de l’efficacité ? Vous avez tous les ingrédients de la recette de la productivité maximale. Pendant que vous appliquerez ces conseils à la lettre, vous ferez vite et bien votre travail, sans perdre inutilement votre temps à vous interroger pour quoi et pour qui.